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Esta mañana volvemos a ver comentarios en redes que apuntan a problemas en el pago de ayudas por parte del Santander. Desde Ekuantia hemos contactado con Luis Márquez, veterano analista con más de 10 años en el sector y además es consultor de sistemas de pago bancarios, para que nos explique en detalle qué son los ficheros del SEPE, cómo funcionan y por qué a veces se producen retrasos.
¿Qué son los famosos “ficheros del SEPE”?
Los ficheros del SEPE son documentos electrónicos que genera el propio SEPE para comunicar a los bancos quiénes deben cobrar prestaciones, qué cantidad y en qué fecha. En realidad, son archivos en formato estándar (normalmente CSV o XML) que contienen:
- Código de usuario: DNI/NIE del beneficiario.
- Tipo de prestación: paro contributivo, subsidio, renta agraria…
- Importe a pagar: cuantía mensual.
- Fecha de efecto: día a partir del cual la ayuda debería estar disponible.
- Referencia de expediente: código interno del SEPE para seguimiento.
Este proceso se activó de forma masiva en 2020, durante la pandemia, cuando la mayoría de entidades decidieron por consenso adelantar pagos para aliviar la situación de emergencia. Desde entonces, la Tesorería General de la Seguridad Social administra una cuenta centralizada donde vuelca estos ficheros cada mes.
Flujo de trabajo: del SEPE al banco
- Generación del fichero
Cada final de mes, el SEPE procesa todas las solicitudes y genera el fichero maestro. - Envío a la Tesorería
La Tesorería comprueba el fichero (validaciones formales) y lo incorpora a su sistema de pagos centralizado. - Distribución a las entidades
Mediante canales seguros (SFTP o redes cerradas), la Tesorería manda el fichero a cada banco adherido. - Importación en el core bancario
Los bancos reciben el fichero y lo “cuelgan” en su núcleo de procesos (core banking). Ahí se cruzan los datos con las cuentas de los clientes. - Ejecución del pago
Con la información validada, la entidad programa las órdenes de abono para que los importes caigan en las cuentas el día acordado (por ejemplo en el caso del Santander el 4.º día hábil del mes).
¿Pero por qué se producen retrasos?
A pesar de la estandarización, el experto nos explica tres posibles causas:
- Ficheros demorados: si el SEPE tarda en cerrar estos ficheros (por validaciones internas o incidencias en sus sistemas), el fichero sale más tarde y los bancos retrasan el abono.
- Errores de formato: un simple carácter mal codificado o un campo numérico mal alineado provoca que el fichero sea rechazado y tenga que volver a procesarse.
- Incidencias en canales de transmisión: las conexiones SFTP pueden sufrir caídas o problemas de autenticación, impidiendo que el fichero llegue.
- Procesos internos bancarios: cada banco tiene ventanas de corte (batch windows) donde importan estos ficheros. Si un fichero llega fuera de esa ventana, se procesa al día siguiente.
- Validaciones de cuentas: antes de ejecutar los pagos, los bancos comprueban que cada cuenta exista, esté activa y tenga la configuración correcta. Cualquier inconsistencia provoca devoluciones y retrasa todo el lote.
Y ahora te preguntaras… ¿Quién tiene la culpa de los retrasos?
Según nuestro experto, no puede confirmar que la culpa sea del banco, pero sí le extraña que un único banco tenga problemas en el abono y que el resto no los sufra.
- Responsabilidad del SEPE:
- Generación tardía del fichero o con errores que obligan a reelaborarlo.
- Falta de pruebas en entornos de test cuando se introducen cambios en el sistema interno.
- Responsabilidad de la Tesorería:
- Revisión insuficiente antes de envío.
- Problemas de infraestructura en sus servidores de distribución.
- Responsabilidad de los bancos:
- Fallas en sus ventanas de importación y procesos batch.
- Capacidad limitada de sus sistemas core para procesar grandes volúmenes simultáneos.
En la mayoría de los casos, se produce un efecto dominó: un fichero mal emitido retrasa la recepción, que a su vez choca con la ventana de corte bancaria y acaba posponiendo el pago.
Soluciones y buenas prácticas por parte de los bancos y el SEPE
Para evitar retrasos futuros, Luis recomienda:
- Pruebas continuas: simulaciones con datos de prueba para detectar errores de formato cada mes.
- Duplicidad de canales: contar con rutas de transmisión alternativas (VPN, backup SFTP) para asegurar la entrega.
- Ventanas de corte flexibles: que los bancos amplíen sus horarios de importación en fechas críticas (final de mes).
- Comunicación proactiva: alertas mutuas entre SEPE y entidades ante cualquier anomalía.
